Wstęp

SOWM czyli System Obsługi Wydarzeń Modelarskich powstał aby ułatwić organizację wszelkiego rodzaju imprez modelarskich.

Co to jest festiwal modelarski

Festiwal modelarski to impreza organizowana zazwyczaj przez modelarzy lub miłośników modelarstwa. Impreza taka ma charakter otwarty, to znaczy każdy może wystawić swój model (po wcześniejszej rejestracji) albo po prostu przyjść i pooglądać wystawione prace. Dla modelarzy jest to okazja aby poznać się osobiście, podyskutować o swojej pasji i wymienić poglądy. Oczywiście festiwal to konkursy więc jest tez rywalizacja i pewne emocje. Dla zwiedzających jest to okazja aby ciekawie spędzić czas oglądając modele lotnicze, pancerne, dioramy, figurki itd. Jest to pasjonująca lekcja historii i techniki na żywo, okazja do pooglądania grup rekonstrukcyjnych, poznania dorobku klubów modelarskich, porozmawiania z modelarzami a w końcu do zakupienie swojego pierwszego modelu 😊

  • Sklejasz modele – zarejestruj i wystaw swój model. Nikt Cię nie wyśmieje ani nie pogryzie! Pochwal się nad czym spędzałeś w pocie czoła godziny w modelarni / pracowni. Każdy kiedyś wystawiał swój pierwszy model!
  • Nie sklejasz modeli – przyjdź a przekonasz się, że nie będzie tu plastikowych zabawek a raczej miniaturowe dzieła sztuki. Dla najmłodszych również będzie wiele atrakcji – makiety kolejowe, zdalnie sterowane modele czołgów, a nawet szturmowcy z Gwiezdnych Wojen. Serdecznie zapraszamy!

Dlaczego?

Dlaczego powstał system SOWM? Na pierwszy rzut oka organizacja festiwalu modelarskiego jest prosta. Załatwiamy jakieś miejsce (najczęściej szkoła, hala sportowa) następnie zapraszamy zawodników - modelarzy. Modelarze przywożą swoje prace i ustawiają na stołach, a publiczność je podziwia. Pod koniec imprezy część zawodników dostaje puchary, dyplomy i brawa. Modele znikają ze stołów i wszyscy rozjeżdżają się do domów. Proste? Oj nie całkiem… Nie będziemy opisywać szczegółowo wszystkich czynności i działań które trzeba wykonać aby zorganizować profesjonalną, udaną imprezę. Jest ich naprawdę dużo, a całość przygotowań zazwyczaj trwa kilka miesięcy! Wymieńmy ogólnie te czynności, w których nasz system może pomóc. W dalszej części opiszemy je szczegółowo.

  • Rejestracja zawodników i modeli w różnych kategoriach wiekowych i startowych
  • Komunikacja z uczestnikami imprezy (e-mail, SMS)
  • Generowanie kart startowych dla zawodników
  • Obsługa oceniania modeli przez sędziów
  • Generowanie kart z opisem kategorii na stoły oraz różnych zestawień
  • Generowanie dyplomów
  • Natychmiastowa publikacja wyników na stronie www

Dla kogo?

System SOWM ma za zadnie maksymalnie zautomatyzować i usprawnić organizację imprezy modelarskiej zarówno organizatorom jak i zawodnikom. Zawodnicy mają swoją wirtualną półkę z modelami i korzystając z jednego systemu mogą się rejestrować na różne imprezy modelarskie. Organizatorzy dostają narzędzie maksymalnie automatyzujące ich pracę. Więcej szczegółów poniżej.

Zalety i korzyści

Zawodnicy

Pewnie masz już na koncie udział w niejednym festiwalu modelarskim. Sposób rejestracji zapewne był różny. Korzystając z systemu SOWM zapomnij o:

  • Wysyłaniu zgłoszenia mailem
  • Ręcznym wypisywaniu kart startowych
  • Wpisywaniu wielokrotnie imienia i nazwiska przy rejestracji kilku modeli
  • Braku poglądu swoich zgłoszeń i wyróżnień

No więc jak to działa?

  • Tylko raz zakładasz swoje konto
  • Możesz założyć sub-konta dla swoich dzieci, wychowanków z modelarni czy w końcu nieskomputeryzowanych znajomych
  • Tylko raz wpisujesz swoje modele na tak zwaną „wirtualną półkę”. Możesz dodać opis i galerię zdjęć
  • Jeśli tylko danych festiwal jest obsługiwany przez nasz system zarejestrujesz swoje modele dosłownie kilkoma kliknięciami. Po prostu wybierasz model z półki, następnie imprezę i odpowiednią kategorię startową.
  • Każda rejestracja jest potwierdzana e-mailem
  • W każdej chwili masz podgląd na swoje zarejestrowane modele, wraz z informacją o wyróżnieniu
  • W razie potrzeby organizator może się z Tobą skontaktować mailem lub SMSem (choć nie widzi twojego adresu ani numeru telefonu)
  • Zaraz po skończeniu imprezy masz wgląd w wyniki na naszej stronie

Organizatorzy

Różnie możesz zorganizować obsługę rejestracji i oceniania. W każdym razie korzystając z systemu SOWM zapomnij o:

  • Przepisywaniu danych o zawodnikach i zgłoszonych modelach z e-maili do arkusza kalkulacyjnego
  • Układaniu ręcznie wypisanych kart startowych w stosikach (które i tak zmiecie pierwszy przeciąg)
  • Ręcznym wypisywaniu kart na stoły z opisami kategorii
  • Korzystaniu z korespondencji seryjnej do wydruku dyplomów (lub ich ręcznego wypisywania)
  • Przepisywania wyników z arkusza kalkulacyjnego z wynikami na stronę www
  • Zastanawiania się w którym z kilkunastu plików z arkuszem kalkulacyjnym są te właściwe dane
  • Wyszukiwaniem w internecie właściwej klauzuli przy rejestracji aby być zgodnym z RODO

Jak to teraz może wyglądać?

  • Nie martwisz się o hosting, certyfikat SSL do szyfrowania danych, kopie zapasowe, przygotowanie formularza rejestracyjnego itd.
  • Rejestrujesz swoją imprezę
  • Na bieżąco dostajesz powiadomienia o zarejestrowanych modelach
  • I Ty i zawodnicy mają dostęp do aktualizowanych na bieżąco statystykach dotyczących zarejestrowanych modeli
  • Generujesz z systemu wszystkie niezbędne druki i raporty, jak: karty startowe, koperty, karty na stoły, zestawienia klas startowych, karty do sędziowania itd.
  • Wpisujesz na bieżąco wyniki sędziowania do systemu. Jeśli sędziowie używali dedykowanej aplikacji na telefon, tylko kontrolujesz wyniki
  • Generujesz plik pdf z dyplomami i drukujesz na miejscu (lub wysyłasz doi znajomego który ma szybką, profesjonalna drukarkę)
  • Klikasz przycisk „publikuj wyniki” po zakończeniu oceniania lub wręczeniu nagród
  • Możesz wysłać do zawodników SMSa z gratulacjami lub podziękowaniem za wspólna imprezę